T.C.

SOSYAL SİGORTALAR KURUMU BAŞKANLIĞI

Sigorta İşleri Genel Müdürlüğü Sigorta Primleri Daire Başkanlığı                  

SAYI   : B.13.2.SSK.5.01.08.00/VIII- 031 / 727516                                      15/09/ 2005

KONU: Sigorta Yoklama Memurları             

GENELGE

 16- 352 Ek

                I-GENEL AÇIKLAMALAR

            Bilindiği gibi, “Sosyal Sigortalar Kurumu Başkanlığı Sigorta Yoklama Memurları Yönetmeliği” 02.02.2005 tarihli, 25715 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir.

Diğer taraftan, söz konusu Yönetmeliğin 7 nci maddesine istinaden oluşturulan “Sınav Kurulunca” yapılan yazılı ve mülakat sınavlarının sonucunda başarılı olan personelin Sigorta İl/ Sigorta Müdürlüklerimizde boş bulunan “Sigorta Yoklama Memurluğu” kadrolarına  atamaları yapılmış ve sözü geçen personelin hizmet içi eğitimlerinin ilk bölümü bitirilmiş bulunmaktadır.

II- ÜNİTELERİMİZCE YAPILACAK İŞLEMLER:

Sigorta yoklama memurlarının çalışmaları ile ilgili olarak Sigorta İl/Sigorta Müdürlüklerimizce yapılacak işlemler aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır.

1- Sigorta yoklama memurlarına, görevlerini belirten ve işyerlerinde inceleme, araştırma, yoklama ve tespit yapma yetkisi verildiğini gösteren Genel Müdürlüğümüzce onaylı ve fotoğraflı kimlik belgesi düzenlenerek ilgili Ünitelerimize gönderilmiştir. Söz konusu kimlik belgeleri ilgili personele imza karşılığında (Tutanakla) teslim edilecektir.

             Öte yandan,  her sigorta yoklama memuru için örneği aşağıda belirtildiği gibi 2cmX4cm ebadında birer kaşe yaptırılacak ve ilgili personele tutanakla teslim edilecektir.

                                                                               4 cm

 2 cm

2- Sigorta Yoklama Memurlarının görevlerini rahat bir ortamda yapabilmeleri için Sigorta Yoklama Memurluğu Servisi olarak büro donanımını haiz uygun bir çalışma odası verilecek ve gerektiğinde işverenler ve sigortalılarla kolay iletişim kurulabilmesi amacıyla imkanlar ölçüsünde şehiriçi kullanıma açık bir telefon tahsis edilecektir. Ayrıca, Sigorta Yoklama Memurlarına, görevlerinin yerine getirilmesi sırasında Ünite araçlarından azami oranda yararlandırılacaktır.

3- İkiden fazla sigorta yoklama memuru bulunan Ünitelerimizde “Sigorta Yoklama Memurluğu Servisi” kurulacak ve sigorta yoklama memurlarından biri Ünite amirince verilecek yazılı talimat ile servis sorumlusu olarak görevlendirilecektir.

Servise intikal eden işin dağıtımı da dahil olmak üzere servisin sevk ve idaresi servis sorumlularınca yürütülecektir.

Servis sorumlusu olarak belirlenen Sigorta Yoklama Memurları, aynı zamanda düzenlenen raporlardaki önerilerin mevzuata uygunluğunu da kontrol edeceklerdir. Raporu düzenleyen Sigorta Yoklama Memuru ile Sigorta Yoklama Memurluğu Servis Sorumlusu arasında raporda belirtilen öneriler ve bu önerilerin mevzuata uygunluğu konusunda görüş ayrılığına düşülmesi halinde, yapılacak işlemle ilgili olarak Ünite Amirince verilecek yazılı talimata istinaden işlem yapılacaktır.   

Sigorta Yoklama Memurluğu Servisi kurulan Ünitelerimizde servis sorumlusu veya servis kurulamayan Ünitelerimizde yukarıda belirtildiği şekilde görevlendirilen sigorta yoklama memurları, bu işlerinin yanı sıra, Ünite amiri veya yardımcısının yazılı talimatı üzerine Yönetmeliğin 9 uncu maddesinde sayılan işleri de yapacaklardır.

4-Sigorta yoklama memurları, asli işlerinin dışında başka servislerde çalıştırılmayacaktır.

5-İki veya daha fazla Sigorta Yoklama Memuru bulunan Ünitelerimizce, ikinci bir talimata kadar, ikişer kişilik ekipler  halinde durum tespiti yaptırılacaktır. Ancak , çok sayıda, örneğin 30-40 kişinin sigortasız olarak çalıştırıldığına dair ihbar veya şikayet dilekçeleri üzerine ikiden fazla Sigorta Yoklama Memuru da durum tespiti için görevlendirilebilecektir.

6- Sigorta yoklama memurluğu servisince, iş akışının izlenmesi amacıyla gelen ve giden evrakların kaydedileceği bir defter tutulacak ve istenilen işle ilgili rapor geldiğinde bu defterdeki kayıt kapatılacaktır. Üçten az sigorta yoklama memuru olan Ünitelerimizde de, diğer servislerden gelen işlerin dağıtımı ve düzenlenen raporların mevzuata uygunluğu ile gelen ve giden yazıların ve düzenlenecek raporların takibinin yapılacağı defterin tutulmasına ilişkin işlemleri yapmak üzere sigorta yoklama memurlarından biri Ünite Amiri tarafından yazılı talimat ile görevlendirilecektir.

7- Yönetmeliğin 1 nolu ekinde yayımlanan ve bir örneği ilişikte gönderilen “İşyeri Durum Tespit Tutanağı”  Cilt No, Seri No ve Sıra No bilgilerini ihtiva edecek şekilde Sigorta/Sigorta İl Müdürlüklerimizce dört nüsha halinde bastırılarak, zimmet karşılığında sigorta yoklama memurlarına teslim edilecektir. (Ek-1)

Ünitelerimizce daha önce basımı yapılmış olan durum tespit tutanakları ise mevcudu bitinceye kadar kullanılacaktır.

8- Ünitede görev yapan her bir sigorta yoklama memuru tarafından Yönetmeliğin 4 no’ lu ekinde bulunan çalışma cetveli aylık olarak düzenlendikten sonra, Ünite amirinin onayını müteakip Sigorta Yoklama Memurluğu Servisinde saklanacaktır.

9- Sigorta yoklama memurlarının gerek çalışmaları, gerekse düzenledikleri raporlar üzerine Ünitelerimizce yapılan işlemlerin sonuçları Genel Müdürlüğümüzce izleneceğinden; Sigorta Yoklama Memurlarının;

9.a. Aylık performanslarına ilişkin olup, örneği Ek-2’de gösterilen tablonun her ay için düzenlenerek en geç ilişkin olduğu ayı takip eden ayın 15’inde,

 9.b. Kayıt dışı işyeri ve sigortalıların tespitine yönelik çalışmaların sayısal sonuçlarına ilişkin olarak  üçer aylık (Ocak-Mart, Nisan-Haziran, Temmuz-Eylül, Ekim-Aralık) dönemler için Ünitelerce düzenlenecek örneği Ek-3 de bulunan tablonun ilişkin olduğu üçüncü ayı takip eden ayın 15’inde,

 9.c. Yıl içerisinde yaptıkları tespitlerin parasal değerlerine ilişkin olarak örneği Ek-4 de bulunan tablonun, üçer aylık (Ocak-Mart, Nisan-Haziran, Temmuz-Eylül, Ekim-Aralık) dönemleri içerecek şekilde ait olduğu dönemleri takip eden ayın 15’inde,

 Olacak şekilde Genel Müdürlüğümüz Sigorta Primleri Daire Başkanlığına gönderilecektir.

III- SİGORTA YOKLAMA MEMURLARININ GÖREVLERİ:

1- Adlarına kimlik belgesi düzenlenen sigorta yoklama memurları, işyerlerine gittiklerinde, bu belgeleri, sorulmasına gerek kalmadan mutlaka işverenlere ve ilgililere öncelikle göstereceklerdir.

          Sigorta yoklama memurları, Ünite amiri veya yardımcısı tarafından yazılı emir verilmesi üzerine, Yönetmeliğin 9 uncu maddesinde belirtilen görevleri yapacaklardır. Dolayısıyla, yazılı emir almadan inceleme, araştırma, tespit ve yoklama yapamayacaklardır.

         Diğer taraftan, verilen işin bir gereği olarak işyerlerinde mesai saatleri dışında, gece veya tatil günlerinde de durum tespiti yapılması mümkün bulunmaktadır.

 Sigorta yoklama memurları, 

a- Yapacakları yoklama sonucunda;

-İşyerinin mevcut durumunun, gerektiğinde özel bina inşaatlarının. yapı sınıf ve grubunun belirlenmesi için inşaatın niteliğinin (kaloriferli veya asansörlü olup olmadığı gibi) ve ruhsatsız yapılan inşaatların yüzölçümleri ve nitelikleri ile yarım kalan inşaatların Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 10 no’lu ekinde yer alan cetvele göre yapılmış olan kısımlarının seviyelerinin,

-İşyerinin faal olup olmadığının,

-İşyerlerinde yapılan işin niteliği ile değişiklik olup olmadığının (işkolu kodu ve tehlike sınıflarına olası itirazlar veya işyerlerinde yapılan işin niteliğinde sonradan meydana gelen değişikliklerin işverenlerce bildirilmesi üzerine işyerlerine gidilerek, işin niteliğinin araştırılması)    

-İşyerinde sigortalı çalıştırılıp çalıştırılmadığının,

-İşyerinde sigortalı çalıştırılıyorsa kimlerin hangi sürede ve ücretle çalıştırıldıklarının,

-İşyerinde çalıştırılan sigortalıların prime esas kazanç ve prim ödeme gün sayılarıyla diğer bilgileri içeren ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgelerinin işyerlerinde asılı olup olmadığının,

Tespit edilmesi, ve bu hususlarda, ilgililerin beyanlarının alınarak, tutanağa kaydedilmesi,

b)Bilanço esası hariç, diğer kanunlar uyarınca defter tutmak zorunda olan veya defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlerin, aracıların veya 10/06/2003 tarih ve 4857 sayılı İş Kanununun 7 nci maddesine göre sigortalıyı devir alan işverenlerin, yukarıda belirtilen (a) bendindeki hususların tespiti amacıyla defter ve belgelerinin incelenmesi,

c)İşverenlerin, aracıların, sigortalıyı devir alan işverenlerin, sigortalıların ve diğer şahıs veya kuruluşların adreslerinin ve mal varlıklarının araştırılması,

d)Sigortalılar ile Kurumdan gelir veya aylık alanların, geçindirmekle yükümlü bulundukları kimselerinin olup olmadıkları ile bunların sağlık yardımlarına müstehak bulunup bulunmadıklarının  araştırılması,

e)Kurumdan gelir veya aylık alanların, gelir ve aylık alma haklarının devam edip etmediğinin tespit edilmesi,

f)Ünite amirince verilecek benzeri inceleme, araştırma, tespit ve yoklama,

Görevlerini yürüteceklerdir.

Sigorta yoklama memurlarının yapacakları bu görevler Yönetmeliğin 9 uncu maddesinde sayılmış olup, bu görevler arasında yer almayan; işkazası ve meslek hastalığı soruşturmaları, işin yürütümü için gerekli olan asgari işçilik miktarının tespiti gibi işler hakkında sigorta yoklama memurları inceleme ve tespit yapmayacaklardır.

Diğer taraftan, Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan hususların işyeri kayıtlarından araştırılmasına ihtiyaç duyulması halinde, işveren bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü ise, sigorta yoklama memurlarının bu tür işyerlerinin defter ve belgelerini inceleme yetkileri bulunmadığından, sözkonusu işler daha önce olduğu gibi ilgili grup başkanlıklarına aktarılacaktır.   

Dolayısıyla, sigorta yoklama memurları, bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan işverenlere ait işyerlerinde defter ve belge incelenmesini gerektirmeyen Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan hususlarda tespit yapabilecekler ve bu hususlarda ilgililerin beyanlarını alarak tutanağa kaydedebileceklerdir.

Örneğin; Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan işyerlerinden (A) Anonim Şirketinde 6 aydır çalıştığı halde, hizmetlerinin Kuruma bildirilmediğini ileri süren bir sigortalının şikayeti üzerine, Ünite amirince verilecek yazılı emre istinaden sigorta yoklama memurunca anılan işyerinde durum tespiti yapılabilecektir.            

Öte yandan, sigorta yoklama memurlarının İş Kanunu, Sendikalar Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi, Grev ve Lokavt Kanununun uygulaması ile ilgili olarak teftiş, kontrol ve denetleme yetkileri bulunmadığından, herhangi bir hak kaybına yol açılmaması ve uyuşmazlıklara meydan verilmemesi amacıyla düzenleyecekleri tutanaklarda bu hususlarla ilgili olarak herhangi bir tespite yer verilmeyecektir. 

         2- Sigorta Yoklama Memurları, yaptıkları her bir işle ilgili olarak örneği Yönetmeliğin 3 no’lu ekinde bulunan şekle uygun olarak her yıl (1)’ den başlamak ve sıra takip etmek üzere (2005/1, 2005/2 gibi) numara vermek suretiyle üç nüsha rapor düzenleyeceklerdir.

         Düzenlenen raporların ilk nüshası bir üst yazı ekinde Ünite Amirinin veya Yardımcısının havalesini müteakip ilgili servise intikal ettirilecek, ikinci nüshası sigorta yoklama memurluğu servisinde, son nüshası da sigorta yoklama memurunca muhafaza edilecektir.

         Sigorta yoklama memurlarınca dört nüsha olarak düzenlenecek olan “İşyeri Durum Tespit Tutanağı” ve “İşyeri Kayıt İnceleme Tutanağının” birer nüshası işverene veya vekiline, aracılara ya da sigortalıyı devir alana, gerektiğinde düzenlenecek olan “İfade Tutanağının” bir nüshası ifade sahibine verilecek, tutanakların diğer nüshaları ise, raporların ekine konulacaktır.  

         3- Sonradan olası itirazların ve ihtilafların önlenmesi amacıyla “İşyeri Durum Tespit Tutanaklarında” sigortalı, işveren/işveren vekili/aracı/sigortalıyı devir alan ve sigorta yoklama memuru olmak üzere üçünün imzalarının bulunmasına özen gösterilecektir.

         İşyerinde yapılacak durum tespiti sırasında işveren/işveren vekili/aracı/sigortalıyı devir alanın hazır bulunmaması veya imzadan kaçınmaları hallerinde, tutanakların geçersiz olmaması amacıyla “işveren/işveren vekili/ aracı/sigortalıyı devir alanın kontrol sırasında işyerinde bulunmadıkları veya imzadan imtina ettikleri” kaydı da konulmak suretiyle “İşyeri Durum Tespit Tutanakları” iki tanığa, mümkün olmaması halinde ise en az bir tanığa imzalatılacaktır.  

         Sigorta yoklama memurlarınca, tutanağı imzalayan işveren/işveren vekili/aracı/sigortalıyı devir alanın ve varsa tanıkların mutlaka kimlik tespitlerinin yapılarak, tutanakların ilgili bölümlerinin eksiksiz doldurulmasına özen gösterilecektir.

IV-SİGORTA YOKLAMA MEMURLARININ YETKİLERİ:

Sigorta yoklama memurlarının yetkilerine Yönetmeliğin 10 uncu maddesinde yer verilmiş olup, buna göre anılan personel, görevlerini yaptıkları sırada kimlik belgelerini göstermek suretiyle;

         a) Çalışma düzenini aksatmayacak şekilde işyerlerine serbestçe girebileceklerdir.    

         b) İşveren, sigortalı ve konu ile ilgili bulunan kimseleri işyerinde ya da işyeri dışında dinleyebilecek, sorular sorabilecek, bunlardan gerekli bilgileri isteyebilecek/toplayabilecek ve imzalı ifadelerini alabileceklerdir.

         c) Gerektiğinde güvenlik kuvvetlerinden yardım isteyebileceklerdir.

         d) Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin (a) bendinde belirtilen tespitleri yapmak üzere, bilanço esası hariç, diğer kanunlar uyarınca defter tutmak zorunda olan (örneğin işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, apartman karar ve gelir gider defteri vb.) veya defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlerin, aracıların ya da sigortalıyı devir alan işverenlerin işyeri kayıtlarını inceleyebileceklerdir.

Ancak, sigorta yoklama memurlarınca işyeri defter ve belgelerinin incelenebilmesi için, önceden ve yazılı olarak 7201 sayılı Tebligat Kanununa uygun olarak defter ve belgelerin ibrazı hususunda tebligat yapılacaktır. Buna ilişkin tebligat örneği  ilişikte gönderilmiştir. (Ek-5) Öteyandan, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin 30 uncu maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca defter ve belgeler, işveren, işveren vekili, aracı veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla (15 günlük süre ve ibraz edilmeme halinde uygulanacak cezai yaptırım  da belirtilmek suretiyle) istenilmesi mümkün bulunmaktadır.  

         Tebligat ve zarfları, bilgisayarda düzenlenecek, ayrıca tebliğ evrakına verilecek tarih ve sayının aynısı tebliğ zarfına da kaydedilecektir.

         Sigorta yoklama memurunca incelenmesi istenilen defter ve belgelerin, işveren, işveren vekili/aracı veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından sigorta yoklama memuruna veya kendisinin bulunmaması halinde Ünite yetkilisine örneği Ek-6’da bulunan tutanak üç nüsha düzenlenmek suretiyle teslim alınacak ve bir nüshası defter ve belgeleri teslim edene verilecektir.   

V- SİGORTA YOKLAMA MEMURLARININ SORUMLULUKLARI:

         Sigorta yoklama memurlarının sorumlu oldukları hususlar Yönetmeliğin 11 inci maddesinde  sayılmıştır.

         Buna göre, sigorta yoklama memurlarınca, sözü geçen maddede belirtilen hususlara titizlikle uyulacak ve ilgililerle gereksiz ihtilaf yaratılmaması için azami özen gösterilecektir.

         Mülga “Sosyal Sigortalar Kurumu Yönetim Kurulunca Yoklama Memuru Görevlendirilmesi, Yoklama Memurlarının Görev ve Yetkileri ile Bunların Yapacakları Tespitler Hakkında Yönetmelik” in uygulaması ile ilgili 14.04.2000 tarihli, 16-215 Ek sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.

         Bilgi edinilmesini, gereğinin buna göre yapılmasını rica ederiz.

Ek-7   Ekler :

1. İşyeri Durum tespit Tutanağı

2. Sigorta Yoklama Memurları Performans Değerlendirme Tablosu

3. Sigorta Yoklama Memurlarının Faaliyetlerinin Sonuçlarını Gösterir Tablo

4. Sigorta Yoklama memurlarının Faaliyetlerinin Değerlendirilmesini Gösterir Tablo

5. Defter ve Belgelerin İstenmesi Yazısı

6. İşyeri Defter ve belgelerinin Teslim Alındığına Dair Tutanak

7. İfade Tutanağı

                                                              Celal ÖZCAN                              Sait ERSOY

                                                               Daire Başkanı G .                      Genel Müdür

                                                                                                        Kurum Başkanı V.

Dağıtı