16.01.2004 tarihli, 25348 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ve 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe girecek olan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin 20 nci maddesi ile, işverenlerce çalıştırılan sigortalılar için düzenlenmekte olan aylık sigorta primleri bildirgesi, dört aylık sigorta primleri bordrosu ve aylık sosyal güvenlik destek primi bordrosu, “Aylık Prim ve Hizmet Belgesi” adı altında tek belge haline dönüştürülmüş olup, söz konusu belge, ilk defa özel sektör işverenlerince 2004/Mayıs ayına, resmi sektör işverenlerince de 15.05.2004-14.06.2004 dönemine ait olmak üzere düzenlenecek ve özel sektörde 2004/Haziran ayı sonuna, resmi sektörde ise en son 14.07.2004 tarihine kadar Kurumun (Sosyal Sigortalar Kurumunun) ilgili Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne verilecektir.

Öte yandan, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanununun 79 uncu maddesine 5073 sayılı Kanun ile eklenen onyedinci fıkrada;

“Bu maddenin birinci fıkrası uyarınca verilmesi gereken belgenin, internet, elektronik ve benzeri ortamda Kuruma gönderilmesinde; işyerinin ve belgenin niteliği, çalıştırılan sigortalı sayısı, illerin gelişmişlik durumu ile bilişim ve teknoloji alanındaki gelişmeler gibi hususları dikkate alarak, işverenleri zorunlu tutmaya Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir.

Onsekizinci fıkrada ise,

Bu şekilde belirlenen işverenlerin yukarıda belirtilen yükümlülüğü, bu maddenin birinci fıkrasında öngörülen sürede yerine getirmemeleri halinde, bu Kanunun 140 ncı maddesinin (c) fıkrasına göre işlem yapılır”.

hükmü yer almıştır.

Kanunun bu hükmüne istinaden, Kurum Yönetim Kurulunun 26.02.2004 tarihli, IX-410 sayılı kararı ile, 2004/Mayıs ve takip eden aylara ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesi adı altında alınacak olan bu belgeyi, işverenlerden tüm illerde;

-Bir ila yedi (dahil) sigortalı çalıştıranların istemeleri halinde,

-Sekiz (dahil) veya daha fazla sigortalı çalıştıranların ise zorunlu olarak,

internet ortamında (e-Bildirge uygulaması) göndermeleri uygun görülmüştür.

Buna göre, 2004 yılı Mayıs ayından başlamak üzere işverenler, aracılar ya da geçici olarak iş görme edimini yerine getirmek üzere sigortalısını başka bir işverene devredenler, Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet ortamında www.ssk.gov.tr adresinde yer alan “e-Bildirge Kullanım Kılavuzu”ndaki açıklamalar doğrultusunda Kuruma göndereceklerdir.

Bu belgenin internet ortamında verilmesine ilişkin diğer usul ve esaslar aşağıda belirtilmiştir:

1) Sekiz (dahil) ve daha fazla sigortalı çalıştıran işverenlerin, sözkonusu belgeyi internet ortamında Kuruma göndermeleri zorunlu olduğundan, bu yükümlülüğün yasal süre içerisinde yerine getirilmemesi halinde, kağıt ortamında verilse bile idari para cezası uygulanacaktır.

Bu bakımdan, sekiz veya daha fazla sigortalı çalıştıran işverenlerimizin gereksiz para cezası ile karşılaşmamaları için bu konudaki yükümlülüklerini zamanında ve eksiksiz yerine getirmeleri gerekmektedir.

2) İşverenler, çalıştırdığı sigortalı sayısının sekizin altına düştüğü durumlarda, Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet ortamında vermeye devam edebilecek ya da sözkonusu belgeyi kağıt ortamında da verebilecektir.

Sigortalı sayısının daha sonra sekiz ve üzerine çıkması halinde ise, değişikliğin olduğu aydan itibaren Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin internet ortamında verilmesi zorunlu olduğundan, şayet bu işverenlerce daha önce zorunlu olmadıkları halde kendi istekleri ile kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi almışlar ise bu kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi ile, almamışlar ise yeni alacakları kullanıcı kodu ve kullanıcı şifrelerini kullanarak belgeyi yasal süresi içinde internet üzerinden Kuruma vereceklerdir.

3) Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet üzerinden Kuruma göndermek isteyen ya da internet ortamında göndermek zorunda olanlar, Kurumca bastırılmış olan seri nolu “e-Bildirge Hizmetleri İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Başvuru Formu” nun tüm bölümlerini eksiksiz ve gerçeğe uygun doldurarak, işyerinin işlem gördüğü Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne vermek suretiyle başvuracaklardır.

4) Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin internet üzerinden Kuruma verilebilmesi için işverenler ile Kurum arasında her bir işyeri için örneği Kurumca hazırlanan “e-Bildirge Sözleşmesi” imzalanacaktır.

5) İnternet yolu ile cari aya ait asıl nitelikteki Aylık Prim ve Hizmet Belgesini süresinde Kuruma veren işverenlerden söz konusu belge kağıt ortamında ayrıca istenilmeyecektir.

6) Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet ortamında vermek zorunda olan işverenler, e-Bildirge Sözleşmesinin 10 uncu maddesinde sayılan haller nedeniyle söz konusu belgeyi yasal verilme süresinin son gününde Kuruma internet ortamında gönderememeleri halinde, internet ve elektronik ortamda hizmeti engelleyen bu durumun ortadan kalktığının Kurum web sitesinde ve Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğünde ilan edilmesini takiben ikinci iş gününün sonuna kadar belgeyi internet ortamında Kuruma vermeleri ve primleri ödemeleri kaydıyla 506 sayılı Kanunda öngörülen belge gönderme ve prim ödeme yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılacaklardır.

Ancak, 506 sayılı Kanunun ek 42 nci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, belgenin internet ortamında verilmesine engel olabilecek haller Kurum Yönetim Kurulu kararı ile zorunlu tutulan işverenler için geçerli olduğundan, ayrıca bir ila yedi (yedi dahil) arasında sigortalı çalıştıran işverenler (zorunlu olmayanlar), söz konusu belgeyi kağıt ortamında da Kuruma verebileceklerinden, sözleşmenin 10’uncu maddesinde sayılan hallerden yararlandırılmayacaklardır.

7) Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet üzerinden Kuruma gönderecek olan işverenlerin, söz konusu belgeyi yasal sürenin son gününde saat 23.59’a kadar verebilmeleri mümkün ise de, Kurum Bilgi İşlem İşlem Merkezinde son günde oluşabilecek yoğunluğu ve arızaları dikkate alarak, bu yükümlülüklerini son güne bırakmamaları gerekmektedir.

8) İşverenler, Aylık Prim ve Hizmet Belgesini aynı işyerinde değişik gruba (sigorta koluna) giren sigortalılar için ayrı ayrı düzenleyecekler, ancak işyerinin e-Bildirge uygulaması bakımından zorunlu olup olmadığının tayininde, bu belgelerde kayıtlı sigortalıların toplam sayısı dikkate alınacaktır.

9) Bir ila yedi (dahil) arasında sigortalı çalıştıran işverenlerden Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet ortamında vermeyenler, sözkonusu belgeyi kağıt ortamında ve yasal süresi içinde Kuruma doğrudan verebilecek veya taahhütlü, iadeli taahhütlü veya APS yolu ile gönderebileceklerdir.

10) Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin internet yolu ile Kuruma gönderilebilmesi için, bu belgenin cari aya ait (yasal süresi geçirilmemiş) ve asıl nitelikte olması gerekmektedir.

Başka bir anlatımla, yasal süresi geçirilmiş asıl veya yasal süresinin geçirilmiş olup olmadığı üzerinde durulmaksızın ek ve iptal niteliğindeki Aylık Prim ve Hizmet Belgeleri internet ortamında Kuruma gönderilemeyecek olup, bu durumdaki belgelerin kağıt ortamında Kuruma verilmesine devam edilecektir.

11) Ay içinde (30) günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin belgelerin internet ortamında Kuruma gönderilmesine imkan bulunmadığından, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin ekinde (Ek-8) yayımlanan “Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu” ve eki belgelerin, ait olduğu aya ilişkin Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin Kuruma verilmesi gereken yasal süre içerisinde Kuruma doğrudan verilmesi veya taahhütlü, iadeli taahhütlü veyahut APS yoluyla gönderilmesi gerekmektedir.

12) Aylık Prim ve Hizmet Belgesini zorunlu veya isteğe bağlı olarak internet ortamında Kuruma gönderen işverenler, 506 sayılı Kanunun 79 uncu maddesinin dördüncü fıkrasındaki “işyerine belge asma” yükümlülüklerini, Kurumca üretilen referans numarası ile belgenin internet ortamında Kuruma gönderildiği tarih ve saati gösteren kendi bilgisayarlarından alınan yazılı dökümü (Sigortalı Hizmet Listesi) işyerlerine (birden fazla işyeri varsa her bir işyerine ayrı ayrı) asmak suretiyle yerine getireceklerdir.

Başka bir anlatımla, söz konusu belgeyi internet ortamında Kuruma gönderen işverenlerin kendi bilgisayarlarından alacakları Kurumca üretilen referans numarası ile belgenin internet ortamında Kuruma gönderildiği tarih ve saati gösteren yazılı dökümü (Sigortalı Hizmet Listesi), ayrıca Kuruma onaylattırmalarına gerek bulunmamaktadır.

13) İşyerlerinde sekiz (dahil) veya daha fazla sigortalı çalıştıran işverenlerin, “Aylık Prim ve Hizmet Belgesi”ni Kuruma internet üzerinden göndermeleri zorunlu olduğundan, bu uygulamada işverenler arasında resmi veya özel işyeri şeklinde bir ayırım yapılmayacaktır.

Bu nedenle, e-bildirge uygulaması kapsamına giren (işyerinde 8 veya üzerinde sigortalı çalıştıran) kamu kurum ve kuruluşlarınca gereken her türlü önlemin (bilgisayar donanımı, internete abone olma, e-bildirge uygulamasına başvuruda bulunulması, kullanıcı kodu ve şifresi alınması, sözleşme imzalanması vb.) zamanında alınması gerekmektedir.

14) Uygulama ile ilgili diğer hususlar Kurumun 06.04.2004 tarihli, 16-313 Ek sayılı Genelgesinde ayrıntılı olarak açıklanmış ve söz konusu Genelge Kurumun www.ssk.gov.tr adresinde yayınlanmıştır.