|
1. Giriş
213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2
numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter,
kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi,
muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda
tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları
belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine
izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri
internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi
iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği
gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi
aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya
ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına
giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını
düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Anılan yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt
ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter
ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve
belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası
ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar aşağıdaki gibi
belirlenmiştir.
2. Kullanılan Terimler
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasında
kullanılacak olan terimler aşağıda tanımlanmıştır.
Başkanlık: Gelir İdaresi Başkanlığıdır.
Elektronik Kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve elektronik
defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve
işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesidir.
Elektronik Belge: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi
Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan
bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik Defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi
Usul Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alan
bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Veri İbraz Dönemi: Hesap dönemi başından itibaren, başka bir
dönem tespit edilmediği durumda, aylık veya üçer aylık
periyotlara bölünmüş kayıt dönemleridir.
Veri Formatı: Elektronik defter ve belge sistemlerindeki
verilerin Başkanlığa gönderilmesinde birlik sağlanabilmesi için
hazırlanan standart formattır.
3. Uygulamadan Yararlanabilmeye İlişkin
Usul ve Esaslar
Söz konusu uygulamadan yararlanmak için başvuran mükelleflerin,
aşağıdaki şartları sağlamaları halinde, kendilerine elektronik
defter ve belge uygulamasına geçmeleri için Başkanlıkça izin
verilebilecektir.
1- Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
2- Yeminli mali müşavir ile tam tasdik sözleşmesi yapılmış
olmalıdır.
3- Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım,
yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunmalıdır.
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasından
yararlanmak isteyen mükelleflerin izleyecekleri prosedür aşağıda
belirlenmiştir.
1- Uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin; elektronik
ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini, elektronik
muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve muhasebe
programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını,
personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor hazırlamaları
ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve
gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde
Başkanlığa göndermeleri gerekmektedir.
2- Başvuru üzerine işyerinde Başkanlık personelince yapılacak
tespitten sonra, şartları taşıyan mükelleflerle Başkanlık
arasında bir protokol yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık
dönemine başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine
bildirilecektir.
3- Hazırlık döneminin mükellef için yeterli olmaması halinde,
döneme ilişkin süre Başkanlıkça uzatılabilecektir. Ancak, bu
dönem her halükarda 5 yıldan fazla sürmeyecektir. Hazırlık
dönemi içinde mükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak
istedikleri defter ve belgelerini hem elektronik ortamda hem de
kağıt ortamında tutacaklardır.
4- Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe, elektronik
defter ve belge uygulaması için bir izin belgesi verilecektir.
Mükellefler izin aldıkları tarihi takip eden veri dönemi
başından itibaren defter ve belgelerini yalnızca elektronik
ortamda tutabileceklerdir.
İzin alan mükellefler alış ve gider
belgelerini, veri formatındaki
bilgileri içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline
getirecekler, ayrıca bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt
ortamında muhafaza edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı
matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle
Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek
zorunda oldukları belgelerin aslını,
kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek, ancak bu
belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekilde
elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza
edeceklerdir.
4. Elektronik Defter ve Belge
Sisteminin Özellikleri
Elektronik defter ve belge sisteminin, elektronik defter ve
belgelerin değiştirilememesi, bozulamaması, silinememesi,
okunamaz hale getirilememesi, erişilememesi konularında önlemler
içeren kontrol mekanizmaları bulunmalıdır.
Elektronik defter ve belge sistemi, elektronik defter ve
belgelerin çağrılması ve basılması işlemlerini de yapmalıdır.
Sistem, elektronik defter ve belgelerin eksiksiz ve kolaylıkla
okunabilir kağıt baskılarını üretebilme imkanına da sahip
olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve belgeleri Başkanlığın
belirleyeceği dönemlerde ve bu Tebliğin 6 ncı bölümünde
belirtildiği şekilde DVD-R’lara kaydedecekler ve Başkanlığa
(Gelir İdaresi Başkanlığı, Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi,
No:16, 06110 Dışkapı / ANKARA) göndereceklerdir.
5. Uyulması Zorunlu Diğer Hususlar
Mükellefler, vergi inceleme elemanlarınca işyerinde vergi
incelemesine başlanması halinde, inceleme elemanına gerekli her
türlü kaynağı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım
imkanları ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım, dosya, personel, dokümantasyon
vb.den müteşekkil elektronik defter ve belge sistemlerini,
hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının
ulaşımını ve kullanımını engelleyecek bir sözleşme veya lisansa
konu edemezler. Ayrıca sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi
halinde, en geç üç iş günü içinde Başkanlığa haber verilmesi
gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve belge sistemine ilişkin
bilgisayar kayıtlarındaki yok olma, zarar görme veya işlem
görememe ve değişiklik hallerini, Başkanlığa 15 gün içinde
bildirerek yok olan veya zarar gören kayıtlarını ayrıntılı
olarak açıklamak ve bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin
ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar. Ancak mükelleflerin,
sistemde değişiklik yaratmayan hususları bildirmelerine gerek
bulunmamaktadır.
Örnek 1:
Mükellef A, elektronik kayıtlarını izlediği bilgisayar
programının yerine yeni bir program satın almış olup, yeni ile
eski program birbirleri ile uyumlu bulunmamaktadır. Eski
kayıtlar mükellefin mevcut bilgisayar donanımında işleme tabi
tutulabilmekte olduğundan Başkanlığın bu konuda
bilgilendirilmesine gerek yoktur.
Örnek 2:
Mükellef B, elektronik kayıtlarının yapıldığı ve saklandığı
bilgisayar donanım ve sistemini yenisi ile değiştirmiş olup,
eski kayıtlar yeni sistemde işleme tabi tutulamamaktadır. Bu
durumda Mükellef B, Başkanlığı bilgilendirmek ve eski kayıtların
işlenebilmesi için gerekli planını sunmak zorundadır. Bunun
sağlanabilmesi için mükellef; eski kayıtlarını yeni sistemde
işlenebilecek şekilde formatlamalı veya eski kayıtlarını bu
Tebliğdeki şartlara uygun biçimde işleme tabi tutabilecek bir
üçüncü kişi ile anlaşma yapmalıdır.
6. Elektronik Kayıtları İçeren DVD-R’ların
Nitelikleri ve Başkanlığa Gönderilmesi
Bu uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter ve
belgelerini istedikleri programda ve formatta tutabileceklerdir.
Başkanlığa gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için
mükelleflerin, Başkanlıktan temin edecekleri veri formatını
kullanmaları zorunlu olup; elektronik defter ve belge verileri,
bu formatta ve bir defa yazılabilen DVD-R’lara kaydedilerek
(protokolde belirlenen esaslar çerçevesinde) Başkanlığa
gönderilecektir.
Mükellefler, Başkanlığın belirleyeceği dönemleri içeren
verilerin yer aldığı DVD-R’ları, verilerin ait olduğu dönemi
takip eden ayın en son günü akşamına kadar Başkanlığa elden veya
iadeli taahhütlü posta ile göndermek zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen DVD-R’lar Başkanlıkça
(belirlenen formata uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı
yönünde) bir ön denetime tabi tutulacaktır. Ön denetim
sonucunda, DVD-R’ların istenilen formata uygun olmadığının
anlaşılması halinde durum mükellefe bildirilecek ve mükellefler
verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleri yaparak yeni DVD-R’ları
Başkanlığa göndereceklerdir.
7. Elektronik Verilerin Muhafaza ve
İbrazı
Başkanlıkça ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş olan formata
uygunluğu kabul edilen veriler, vergi kanunları karşısında kağıt
ortamında tutulan defter ve belgeler gibi kabul edilecektir.
Vergi Usul Kanununda ve diğer vergi kanunlarında yer alan defter
(tasdike ilişkin hükümler hariç), kayıt ve belgelere ilişkin
hükümler elektronik defter ve belgeler için de geçerlidir.
Mükelleflerin, verilerini Başkanlığa göndermiş olmaları, defter
ve belgelere ilişkin muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan
kaldırmamaktadır.
Diğer kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan defter ve
belgelerin kağıt ortamında ibrazının istenmesi halinde,
mükellefler elektronik defter ve belgeleri kağıt ortamına
aktararak bu yükümlülüklerini yerine getirebileceklerdir.
Bu Tebliğde belirtilen veri formatında yer almayan ve diğer
Kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, kullanılması veya
muhafazası gereken defter ve belgelerin, kağıt ortamında
düzenlenmesine, kullanılmasına ve muhafaza edilmesine devam
edilecektir.
8. Elektronik Defter ve Belge Sistemine
İlişkin Diğer Uygulamalar
Başkanlık, durumlarını da dikkate alarak mükelleflerin;
1. Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt
ortamında düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu
belgelerin ikinci nüshalarını,
2. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterleri,
3. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterlerin
yanında Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt
ortamında düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu
belgelerin ikinci nüshalarını,
4. Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterlerin
yanında bu defterlerin dayanağı olan belgelerden sadece alış ve
gider belgesi mahiyetinde olanları
veri formatına uygun şekilde elektronik ortamda elektronik
defter ve/veya belge olarak muhafaza etmelerine (Tebliğin diğer
bölümlerinde yer alan usul ve esaslara uyulmak şartıyla) izin
vermeye ve lüzumu halinde verilen izinleri kaldırmaya
yetkilidir.
9. İznin İptali ve Cezai Müeyyideler
Elektronik verileri içeren DVD-R’ların normal süresinden sonra
yazılı olarak istenmesine rağmen verilmemesi, Başkanlığa
gönderilen ancak belirlenen formata uygun olmaması nedeniyle
kabul edilmeyen verilerin, yeniden verilen süre içerisinde de
verilmemesi halinde; bu Tebliğe göre verilen izin Başkanlıkça
iptal edilebilecektir. İzinleri Başkanlıkça iptal edilen
mükellefler, 5 yıl süre ile bu Tebliğ ile getirilen uygulamadan
yararlanamayacaklardır.
İzni iptal edilen mükellefler, on gün içinde defter ve
belgelerini tasdik ettirecek veya anlaşmalı matbaalara
bastıracak ve eski usulde defter tutmaya ve belge düzenlemeye
başlayacaklardır.
Mükelleflerin elektronik ortamda tuttukları defter ve belgelere
ait DVD-R’ları veya gerekmesi halinde orijinal verilerinin,
yetkili kişilere ibraz edilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun
ilgili hükümlerine göre işlem yapılacaktır.
Bu Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit
edilenler adına, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda
yazılı cezalar uygulanacaktır.
Tebliğ olunur.
|
